Mikä Dokumentointi?
Dokumentointi on todellisuuden mahdollisimman tarkkaa kuvaamista kirjallisessa ja kuvallisessa muodossa. Teollisuudessa tämä tarkoittaa yleensä laitteen, materiaalin tai prosessin kuvaamista ja esittämistä sopivassa formaatissa. Dokumentoinnin tavoitteena on informaation välittäminen sellaisella tasolla, että sen vastaanottajalle syntyy yksiselitteinen kuva dokumentoidusta aiheesta. Käytännössä tämä voi merkitä esimerkiksi kuorma-auton huolto-ohjetta, jonka avulla suoritetaan teknisiä toimenpiteitä. Ohjelmiston käyttöohjeessa voidaan kuvata kokonainen ohjelmistolla suoritettava prosessi alusta loppuun esimerkkien valossa.
Dokumentoinnin tulokset
Dokumentointiprosessin tuloksena on konkreettinen, yksiselitteinen informaatiotuote. Dokumentoinnin tuloksena voi syntyä painettu kirja, verkkosivusto, Wiki, DVD-levy tai vaikkapa näiden kaikkien yhdistelmä. Mediasta ja julkaisutavasta riippumatta laadukkaan dokumentointituotteen määrittää aina tarkka, yksiselitteinen ja kohderyhmälle tarkoituksenmukainen sisältö.
Dokumentoinnin ylläpito
Asiat muuttuvat: tuotteet kehittyvät, ohjelmistoon tulee lisää ominaisuuksia, viranomaisten vaatimukset dokumentoinnin suhteen päivittyvät - myös dokumentoinnin tulee pysyä ajan tasalla. Tämä vaatii dokumentoinnin ylläpitoa ja hallintaa. Parhaimmillaan dokumentoinnin ylläpitoa varten on selkeä prosessi ja oikeat työkalut. Usein dokumentoinnin ylläpito suoritetaan laadukkaasti rakenteista dokumentointia hyödyntämällä. Dokumentoitavalla aiheella on aina oma elinkaarensa, jota dokumentoinnin tulee mahdollisimman tarkasti seurata.
Miksi dokumentoida?
Koska laadukkaat dokumentit ovat tärkeä osa tuoteportfoliotasi, sisälsi se sitten raskaan teollisuuden tuotteita, palveluita tai ohjelmistoja. Dokumentointi on osa ennakkomarkkinointia, asiakaspalvelua, käyttäjätukea ja jälkimarkkinointia. Laadukas dokumentointi antaa positiivisen kuvan tuotteestasi, kouluttaa asiakastasi, herättää luottamusta ja mahdollistaa tarjoamasi tuotteen turvallisen ja pitkäikäisen käytön.
Kiinnostaako laadukas dokumentointipalvelu?
Ota yhteyttä Metedo Oy:n asiantuntijoihin. Tarjoamme dokumentointipalveluita alusta loppuun, sovitaan yhdessä tapaaminen ja kartoitetaan yrityksenne tilanne ja tarpeet. Saat meihin yhteyden täältä.